Artikel: Zonder Pen Papier
Auteur: Yvonne Los-van der Drift
Beschrijving: Modelleringsverslag Mastersopleiding 2005. “Deze techniek maakt dat de notulist de vergadering zonder pen en papier kan bijwonen. Schrijven is overbodig. Het gaat hierbij om het ‘beleven’ van de vergadering.”
Vaak vraagt de notulist zich bij het uitwerken van de notulen af hoe nu ook weer precies op een agendapunt is gereageerd. Wie zei wat, op wat voor toon, met welke emotie en wat was de eind-conclusie? Deze techniek maakt dat de notulist de vergadering zonder pen en papier kan bijwonen. Schrijven is overbodig. Het gaat hierbij om het ‘beleven’ van de vergadering. Eigenlijk ben je geen notulist meer, maar cameraman/vrouw van de film die ‘vergaderen’ heet. NLP maakt je bewust van al je zintuigen. Bij deze techniek maak je optimaal gebruik van de visuele en auditieve zintuigen. Door deze zintuigen voorafgaande aan de vergadering te programmeren (inzoomen) en op het moment suprème zelf te beleven (en indien nodig aan te passen), is het mogelijk achteraf een perfecte weer-gave van de vergadering uit te schrijven.
Yvonne Los-van der Drift
=============================
Vaak vraagt de notulist zich bij het uitwerken van de notulen af hoe nu ook weer precies op een agendapunt is gereageerd. Wie zei wat, op wat voor toon, met welke emotie en wat was de eind- conclusie? Deze techniek maakt dat de notulist de vergadering zonder pen en papier kan bijwonen. Schrijven is overbodig. Het gaat hierbij om het ‘beleven’ van de vergadering. Eigenlijk ben je geen notulist meer, maar cameraman/vrouw van de film die ‘vergaderen’ heet. NLP maakt je bewust van al je zintuigen. Bij deze techniek maak je optimaal gebruik van de visuele en auditieve zintuigen. Door deze zintuigen voorafgaande aan de vergadering te programmeren (inzoomen) en op het moment suprème zelf te beleven (en indien nodig aan te passen), is het mogelijk achteraf een perfecte weer- gave van de vergadering uit te schrijven.
Voor deze techniek heb ik mijn collega Henk Valk gemodelleerd. Het is al weer een paar jaar geleden dat hij een presentatie gaf over een Duurzaam Veiligplan, aan een voor hem vooraf totaal onbekende groep. De groep mocht hierna vragen stellen en ideeën inbrengen. De volgende dag schreef hij tot mijn verbazing de notulen uit, zonder op de avond zelf ook maar één enkele notitie op papier te hebben gezet. Hij kon hierbij zelfs letterlijk bepaalde zinsneden aanhalen. Deze manier van ‘notuleren’ intrigeer- de mij enorm, omdat ik zelf altijd moeite heb met het terughalen en het uitkristalliseren tot de essentie van het gesprokene.
Belangrijk is dat je goed kunt visualiseren en associëren. Dit is dan ook een eerste vereiste. Mensen die auditief en/of visueel zijn ingesteld hebben een voorsprong op kinesthetisch en auditief digitale personen. Indien de uitvoerder moeite heeft met het voorkeursysteem auditief en/of visueel, verdient het aanbeveling zich dit eerst (meer) eigen te maken. Hiervoor zijn genoeg leuke NLP-oefeningen te bedenken.
Deze modelleertechniek speelt zich af in de context vergaderen, waarbij men de aanwezige personen kent en een inschatting kan maken hoe zij (kunnen) reageren op bepaalde agendapunten. Het is dus een voorwaarde dat jij je openstelt voor de deelnemers aan de vergadering. Als je deze modelleer- techniek voor een vergadering goed onder de knie hebt, is een voorlichtingsbijeenkomst of presentatie met onbekende deelnemers een nieuwe uitdaging.
Indien je de vergadering (zonder aantekeningen) zo beleeft dat je na afloop een verslag kunt uitschrij- ven dat een goede weergave is van het ‘origineel’ kun je zeggen dat het doel geslaagd is. Wanneer het ‘beleven’ van de vergadering zonder pen en papier in eerste instantie een stapje te hoog voor je is, kun je een tussenfase inlassen. Je notuleert dan tijdens de vergadering per agendapunt een aantal steekwoorden (bijvoorbeeld 4). Verder handel je precies zoals in de modelleertechniek staat. Deze steekwoorden geven naast de beelden die je na afloop hebt, een extra prikkel. Zeker als je gewend bent om met pen en papier te notuleren is dit een handig hulpmiddel. Probeer wel om deze stap slechts één of tweemaal te gebruiken en hierna over te stappen naar het volledig ‘beleven’ van de vergadering.
Soms ontstaan tijdens een vergadering hele discussies of verhalen die niet van waarde zijn voor de verslaglegging. Filter tijdens de vergadering elk onderwerp voor jezelf op de volgende manier uit: Onderwerp + Inhoud – Ruis = Eindconclusie = Nieuw beeld = Plaatje.
Een plaatje is iets wat al bestaat in je gedachten. Het is statisch. Er is geen beweging, geen geluid, geen gevoel. Zodra het plaatje in beweging wordt gezet spreek je van beelden. Het verhaal leeft. Er is actie, geluid, gevoel etc. Je film draait!
In deze techniek wordt gewerkt met plaatjes en beelden. Je kunt het eigenlijk zo zien. Bij de beelden zie je de film voor je. Als een agendapunt is afgewerkt druk je de ‘PAUZE’ knop in en sla je dit op als een plaatje en/of woord. Hierna laat je de ‘PAUZE’ knop weer los en ga je verder met het volgende agendapunt. Zodra je het plaatje en/of woord weer oproept, spoelt de film terug en kun je hem op- nieuw bekijken.
Enkele dagen voorafgaande aan de vergadering maak je beelden en plaatjes van de komende verga- dering. Door vanuit de 1e positie te associëren, visualiseer je hoe de deelnemers het agendapunt bele- ven. Registreer dit beeld. Hoe reageren anderen hier wellicht op? Registreer dit ook op bovenstaande manier. Je film begint met de reactie van één persoon, waarop een interactie volgt. Laat al de perso- nen hun ‘rol’ spelen. Pas het beeld indien nodig aan. Laat weg, of voeg toe. Maak het beeld zoals jij denkt (met je ervaring uit het verleden) hoe dit eruit zal komen te zien. Als het helemaal goed is sla je dit als een plaatje op jouw harde schijf op en ga je naar het volgende agendapunt. Werk zo alle pun- ten af.
De vergadering zelf is een soort van klein feestje. Doordat je niet bezig bent met pen en papier kun je al je aandacht aan de persoon in kwestie en de groep wijden. Om de reactie en interactie tussen perso- nen te kalibreren is super. Soms is het een feest van herkenning. Dan zie je de film die jij op je harde schijf hebt geplaatst als het ware ‘life’ voor je ogen waarheid worden. Als dat het geval is, kun je genie- ten van deze déjà vu. Maar………wat doe je als een ‘act’ totaal anders is dan jij vooraf hebt gevisua- liseerd? Dan schiet je als het ware in je stoel omhoog. Doordat wat er gebeurt nieuw voor je is, sta je plotseling op scherp. Had je nog geen beeld, dan registreer je nu ter plekke alle verbale en non-verbale reacties. Had je al wel een beeld, maar klopt er iets wezenlijks niet met de weergave die jij hebt, dan pas je dit beeld aan naar aanleiding van wat er werkelijk gebeurt. Gebruik hierbij het hulpmiddel: Onderwerp + Inhoud – Ruis = Eindconclusie = Nieuw beeld!
Laat het verslag enkele dagen inzinken en lees het opnieuw. Vul aan met eventuele gegevens die sinds de laatste verslaglegging alsnog bij je zijn binnengekomen en pas de tekst aan indien daar behoefte aan bestaat.
VV= Vorige vergadering
H= Heden
TV= Toekomstige vergadering
V = Vergadering
TUN = Toekomstige uitwerking notulen UN = Uitwerking notulen
M = Metapositie
Ter voorbereiding op de vergadering voer je deze stap één tot enkele dagen voorafgaand aan de ver- gadering uit. Zorg dat je de actiepunten van de vorige vergadering, de eventuele uitwerking van de voorzitter voor de komende vergadering en de agendapunten voor de komende vergadering bij de hand hebt. In deze stap ga je werken met beelden en plaatjes.
Het maken van een beeld en een plaatje
Pro-actief.
Visueel, auditief, kinesthetisch. Beleven.
Alles wat ik vooraf visualiseer sla ik (uitgefilterd) op.
Op het moment dat ik de informatie nodig heb zal het aan mij verschijnen. Alle ‘filmpjes’ zijn op mijn harde schijf opgeslagen als een plaatje.
Zintuiglijk specifiek voorbeeld: Agendapunt: Verlof.
Werk alle agendapunten af volgens stap 1.
De vergadering (nagenoeg) ‘beleven’ volgens het opgeslagen beeld Neem een ontspannen kijk/luisterhouding aan.
Indien de ‘live uitzending’ verloopt zoals hij op je harde schijf is opgeslagen kun je genie- ten van deze déjà vu (1).
Kleine wijzigingen breng je moeiteloos aan in de beelden zoals je die had, doordat je bij de live uitzending tegelijkertijd ook jouw eigen gemaakte film laat meedraaien. Dit doe je door jouw film als het ware rechts voor je te zetten. Indien er een verschil is plaats dan het nieuwe beeld in de door jouw gemaakte film.
Sla de film (inclusief eventuele kleine wijzigingen) op met het plaatje zoals je dit voorheen had.
Visueel, auditief, kinesthetisch. Controle binnen zelf. Procedures.
Dit is voor mij de enige en juiste manier om de verslaglegging van deze vergadering vorm te geven.
Ik kan het plaatje zo oproepen.
Na het oproepen van het plaatje ontstaat het beeld vanzelf.
Mijn eigen emoties spelen zich in mij af. Als het nodig is voor de verslaglegging schuif ik deze terzijde.
Je zit in een ontspannen kijk/luisterhouding en ontdekt dat de vergadering totaal anders verloopt dan volgens het door jou opgeslagen plaatje, of er is helemaal geen plaatje.
Verander je houding onmiddellijk in die van een alerte kijker/luisteraar.
Draai (beurtelings) het hoofd naar degene die aan het woord is en beleef met al je zintuigen wat er gebeurt. Laat de zintuigcamera maar draaien!
Indien je wel een plaatje had, heb je dit nu door deze nieuwe beleving (= nieuwe film) aangepast. Sla dit plaatje op.
Indien je nog geen plaatje had, sla dit beeld dan als een nieuw plaatje op je harde schijf op. Check dit in gedachten. Onderwerp + Inhoud – Ruis = Eindconclusie = Nieuw beeld = Plaatje (1).
Visueel, auditief, kinesthetisch. Controle binnen zelf.
Beleven.
Indien er tijdens de vergadering iets gebeurt waarvan ik vooraf geen of een ander beeld/plaatje heb gemaakt, geeft dit bij mij een schokreactie met als gevolg dat ik het beeld/plaatje ter plekke vorm/ aanpas.
Door deze schokreactie is het plaatje gelijk geankerd voor de verslaglegging en eventuele toekom- stige vergaderingen. Dit doe je door een instructie aan je onderbewuste.
Zintuiglijk specifiek voorbeeld: Agendapunt: Verlof.
Laat na afloop de beelden van de vergadering inzinken en ga ondertussen door met je andere werk- zaamheden.
Naar toe.
Controle binnen zelf. Beleven.
Zodra ik een plaatje oproep, ontstaat het beeld. Dit beeld zal zich steeds verder verdiepen.
Het beeld kan ik in- en uitzoomen, helder of vaag maken, kleuren en vormgeven precies zoals ik het wil.
Ik kan het geluid van de deelnemers hoorbaar maken.
De deelnemers hebben emoties.
Zintuiglijk specifiek voorbeeld.
Het is drie uur in de middag en de vergadering is afgelopen. Ik ga terug naar mijn werkplek en plan voor mezelf in dat ik overmorgen de notulen zal uitwerken. Ik heb het vertrouwen dat de plaatjes zoals ik ze heb opgeslagen zich de komende dagen in de vorm van beelden opnieuw bij mij zullen opkomen. Ik ga verder met het werk dat zich gedurende mijn afwezigheid op mijn bureau heeft opgestapeld. Na een half uur komt er een beeld van het eerste agendapunt bij mij boven. In een korte flits beleef ik dit punt opnieuw. Ik denk: Oh ja, zo was het. Hierna ga ik door met mijn werk. Ditzelfde overkomt me totdat ik het verslag ga uitschrijven regelmatig. Ondertussen wordt het verloop van de vergadering door de beelden die regelmatig verschijnen, steeds duidelijker.
Ki+, Ad, Ki+, Ki+, Vh, Ki+, Ai, Vi+, Vi+, Vi
Schrijf het verslag uit.
Zorg voor een rustige omgeving waarbij je niet gestoord kunt worden.
Tik het eerste agendapunt op je beeldscherm.
Roep het plaatje (=TUN) dat bij dit punt hoort op. ( H=UN 1)
Speel de film af.
Indien er voor het verslag belangrijke heftige emoties bij zijn, vermeld je dit in het verslag. Schrijf dit agendapunt uit. (H = UN 2)
Wanneer een beeld (voor je gevoel) niet compleet of correct is stap je in de vergadering (V 3) en beleef de film daar opnieuw. Sla het aangepaste beeld op als een plaatje en stap weer in H = UN (4). Herhaal indien nodig.
Werk zo elk agendapunt af.
In Time. Pro-actief. Procedures.
Op het moment dat ik de informatie nodig heb zal het aan mij verschijnen.
Na het oproepen van het plaatje ontstaat het beeld vanzelf.
Ik kan hetzelfde beeld, door bijvoorbeeld een aantal kenmerkende woorden of zinsconstructies te herhalen, bij de lezer oproepen.
Zintuiglijk specifiek voorbeeld:
Nadat ik het bordje ‘niet storen’ op mijn kamerdeur heb gehangen ga ik achter mijn computer zitten. Ik tik het eerste agendapunt op mijn scherm en het plaatje dat hierbij hoort verschijnt. De film speelt zich nu voor mijn ogen af. Terwijl ik dit zie, tik ik de gebeurtenis op mijn scherm. Hierna tik ik het volgende agendapunt op mijn scherm. Ook hier verschijnt het plaatje direct en begint de film zich af te spelen.
Ki+, Ki+,Vh, Vh, Vh, Ki+, Ki+, Vh,
Terwijl je het verslag enkele dagen laat inzinken, gebeurt er in gedachten het volgende:
Vanuit H stap je in de UN (1). Hierbij laat je de plaatjes opkomen en spelen de beelden zich af. Wan- neer een beeld (voor je gevoel) niet compleet of correct is stap je in V (2) en beleef de film daar op- nieuw. Sla het nieuwe beeld op als een plaatje en stap weer in H (3). Herhaal indien nodig.
Het aanpassen van de tekst
Lees het verslag opnieuw (1) en vul het aan met eventuele gegevens die sinds de laatste verslaglegging alsnog bij je zijn binnengekomen. (zie boven)
Pas de tekst aan indien daar behoefte aan bestaat.
In Time. Pro-actief. Procedures.
Zodra ik het plaatje oproep, ontstaat het beeld. Dit beeld zal zich (naar gelang de tijd die hiervoor is om dit te beleven) steeds verder verdiepen.
Zintuiglijk specifiek voorbeeld:
Enkele dagen later lees ik het verslag opnieuw door. De afgelopen dagen hebben zich nog verschillende filmpjes in mijn hoofd afgespeeld. Ik weet bij welke punten ik nog iets wil aanvullen. Terwijl ik lees breng ik de aanvullingen aan. Ook zijn er enkele punten die ik nu bij het nalezen toch beter vindt om te wijzigen. Als ik dit gedaan heb weet ik dat het goed is en ben ik klaar om het door te mailen naar mijn collega’s .
Ve, Ki+, Ki+, Ve, Ki+, Ve, Ki+, Ki+, Ki+.
Librarian is geen auteur. Librarian is een administratieve service die artikelen uit de IEP bibliotheek op deze site beheert. Wil je contact opnemen met de auteur? Kijk dan bovenaan het artikel, daar staat de naam.
Drie typen innerlijk conflict en hoe je ze vindt in MindSonar
15 dec, 2020Hoe buig je potentiële conflictsituaties om?
17 nov, 2020Hoe creëer ik innerlijke rust?
12 nov, 2020Sprong in het onbekende… # 1: De energie verspreiden
02 sep, 2020Zo kom je snel weer van die Corona-kilo’s af
27 aug, 2020Sprong in het onbekende… # 2: Jezelf veilig zien landen
06 jul, 2020Sprong in het onbekende… #3: Trouw zijn aan signalen
09 jun, 2020Modelleringsverslag: Leave behind and relax