Menu

Collega’s zakken weg in moeras van onbegrip

Het IEP hield een enquête met de vraag: “Welk probleem op je werk zou je het allerliefst willen oplossen?” Tweehonderd mensen gaven antwoord. Dit zijn enkele van de problemen waar ze mee kwamen:

  • Er is te weinig onderling begrip.
  • Ik word niet voldoende gehoord.
  • Ik krijg de andere leden van het managementteam niet mee.
  • We krijgen de neuzen niet dezelfde kant op.
  • Er wordt niet genoeg geluisterd en doorgevraagd.
  • Ja zeggen, maar nee doen.


Moeilijke collega's
Kortom: Collega A zegt iets tegen collega B en de boodschap wordt - om wat voor reden dan ook - niet opgepikt c.q. uitgevoerd door collega B. Dat komt heel veel voor. De ‘Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden’ uit 2013 stelde vragen aan maar liefst  23.000 werknemers. Uit dit onderzoek blijkt dat bijna de helft (11.321 werknemers) last hadden van conflicten op de werkvloer (met een collega, leidinggevende of werkgever). Met name conflicten met collega’s komen relatief vaak voor. Vandaar de titel van dit stukje, over een communicatie-moeras. Het zou zomaar kunnen dat jij dit helemaal herkent. Ik herken het in ieder geval prima. Waar ik het nu over wil hebben is: hoe zou het komen dat collega B de boodschap van collega A niet oppikt? En hoe kun je daar iets aan veranderen?


Zenden en ontvangen, daar gaat iets mis
Laten we er om te beginnen het klassieke model van communicatie tussen een zender en een ontvanger nog eens bij pakken. Want daar gaat iets mis. Hoe zag dat model er er ook alweer uit? 


In dit model is collega A (laten we maar zeggen jij en ik) de zender en collega B is de ontvanger. Collega A verzendt de boodschap wel, maar collega B ontvangt hem niet. Of hij ontvangt hem wel, maar hij handelt er niet naar. Dat zijn natuurlijk twee verschillende dingen. Maar wat we in ieder geval kunnen zeggen: als hij hem niet ontvangt kan hij er sowieso niet naar handelen. Dus dan kom ik, zelfs met zo’n simpel modelletje meteen al uit op vraag 1:

Maak jij jouw boodschap wel duidelijk genoeg?

Dat zou toch vanzelf moeten spreken!
Want beide collega’s hebben hun eigen wereldbeeld. En als de boodschap in mijn wereldbeeld overduidelijk is, dan ga ik er van uit dat het genoeg is om hem even minimaal aan te stippen. En dat het dan verder wel vanzelf spreekt, toch? En dan nog dringt het niet tot die $#%^%$ collega B door!!! Maar hoe vanzelfsprekend is mijn boodschap eigenlijk? Misschien moet ik er nog eens rustig voor gaan zitten met collega B en die boodschap nog eens heel duidelijk aan hem geven. En daar gaat ook een principe van suggestie spelen. Als ik een boodschap geef aan collega B, dan geef ik in feite de suggestie: zo wil ik graag dat jij hier tegenaan gaat kijken. Net zoals een hypnotherapeut aan zijn cliënt de suggestie geeft dat er een diepe ontspanning kan ontstaan. En de hypnotherapeut kent de kracht van de herhaling. Dus die heeft het niet één keer over diep ontspannen, maar 10 of 20 of 30 keer. Dus dat brengt mij op de tweede vraag (als ik er even vanuit ga dat jij collega A bent):

Geef jij jouw boodschap wel vaak genoeg?

Want in feite is dit eigenlijk het schema:


Boodschappen die in mijn wereldbeeld overduidelijk zijn, hoeven dat voor hem niet te zijn. Ja, denk je dan misschien, maar dat zouden ze wel moeten zijn. Ze horen duidelijk te zijn. Maar het is wat het is. In zijn wereldbeeld past jou boodschap niet zodanig dat het na één keer duidelijk is. En na 5 keer misschien ook nog niet. Dus zeg het eens 20 of 30 keer. Alleen moet je dan wel een beetje creatief zijn. Je wilt niet als een kapotte robot overkomen. Dus bedenk maar eens 10 verschillende manieren om je boodschap te geven. Schrijf ze maar eens alle 10 op. En je zult zien: bij elke nieuwe formulering belicht je een net iets andere kant van je verhaal, waardoor jouw boodschap, die in het midden van jouw schijnwerpers staat, steeds helderder wordt verlicht.


Ga eerst maar eens duidelijk zenden
De vraag die hierbij ook speelt is: zeg ik het niet duidelijk genoeg, of wil hij het niet horen? Hoewel, de eerste helft van die vraag wordt meestal niet gesteld. Dan denk je: er wordt niet genoeg geluisterd. Maar over dat luisteren heb jij weinig controle. Dus zeg ik: ga eerst maar eens voor het duidelijk zenden. Want dat ligt wel binnen jouw macht.

En dan de boodschap zelf. Daar zitten twee kanten aan: de inhoud en de vorm. Wat je zegt en de manier waarop je het zegt. En ook aan die vorm zitten weer twee kanten: de taal en de non-verbale communicatie, zeg maar: de taal en de toon. 



Hee makker!
Want als ik iets tegen jou zeg op zo’n toon van: “Hee makker, als het nu nog niet tot je botte kop doordringt dan gaat er ontslagen vallen!”, of op zo’n toon van “Alsjeblieft, alsjeblieft, als je dit niet kunt begrijpt dan stort alles in…” Wanneer was de laatste keer dat jij op zo’n toon iets zei en dat de ander reageerde met: “Oh ja, dank je wel! Nu snap ik het helemaal!”. Dus het simpele gedragsadvies is: zegt het vriendelijk

Geef jij jouw boodschap wel op een goede toon?


Vriendelijkheid is het laatste wat hij bij mij oproept!
Maar wat nu, zul je denken, als vriendelijkheid nou net het laatste is wat hij bij mij oproept? Nou, dan maak je maar vriendelijkheid. Door je te verdiepen in het wereldbeeld van de ander. Praat net zo lang met hem tot het je duidelijk is waarom hij het niet hoort. In feite kun je dit op verschillende niveaus benaderen. Want ook een interessante vraag is: waardoor irriteert dat jou zo? Waarom is het zo storend dat jij de andere leden van het managementteam niet mee krijgt? Waarom vind jij het zo erg dat jij niet voldoende wordt gehoord? Dat zijn mooie thema’s voor persoonlijke ontwikkeling. Maar dat voert nu iets te ver. Dus daarom zeg ik: zorg eerst maar eens dat je begint te begrijpen waarom je boodschap niet aankomt. En uit hem dan nog eens 10 keer op een vriendelijke manier.

Geef jij jouw boodschap wel in de juiste taal?

Je kunt wel gaan balen, maar...
Stel dat jij brieven verstuurt in enveloppen. En je weet dat collega B alleen groene enveloppen openmaakt. Dan kun jij wel gaan balen dat hij jouw paarse enveloppen ongeopend in de prullenbak gooit. En dat is natuurlijk ook heel onbeleefd. Maar ja, als je dat weet, dan doe je je briefje toch gewoon in een groene envelop? In NLP zijn er hele stelsels van taal-onderscheidingen die je daarvoor kunt gebruiken. Denk aan de zintuigsystemen, denk aan de logische niveaus, denk aan de metaprogramma’s. Maar wat ook kan is: denk aan criteria. Wat vindt collega B belangrijk? Waar gaat het hem om? Waar wordt hij gelukkig van? Zoek naar de link tussen die criteria van hem en jouw boodschap. En gebruik die link dan om jouw boodschap vorm te geven.


En als het dan nog niet werkt?

En dan is er natuurlijk nog een andere mogelijkheid: je zegt het duidelijk genoeg, vaak genoeg, vriendelijk genoeg en nog mooi aansluitend bij het wereldbeeld ook. En toch aanvaardt collega B jouw boodschap niet. Hij gelooft het niet, hij vertrouwt het niet, hij wil het niet horen. Het gaat het ene oor in en het andere oor uit. De kans daarop is best klein, als jij dit allemaal goed hebt gedaan. Maar toch, het kan. En wat dan? Dan weet je in elk geval zeker dat het niet aan de communicatie zelf ligt. Er is iets anders aan de hand. Het is geen kwestie van communicatie, maar een kwestie van op een dieper niveau botsende overtuigingen of van een systemisch probleem.


About the Author Jaap Hollander

Psycholoog, NLP-trainer, Trainer provocatief coachen, schrijver (11 boeken), directeur IEP --- Geeft NLP- en provocatieve workshops en -opleidingen. --- Stond vijf jaar achtereen in de top-500 professionals van ‘Quote’. --- Ontwikkelde MindSonar.

Leave a Comment: